Електронний документообіг в Україні - як працює? – Ukraine Web
Електронний документообіг (ЕДО) перестає бути для України екзотикою. У 2018 році виконавча влада рекомендувала перейти на ЕДО, а роком раніше банкам прописали регламент використання електронного цифрового підпису (ЕЦП). Адміністрація Президента перейшла на ЕДО в 2015.
На законодавчому рівні про ЕДО заговорили ще в 2003 році, коли вийшов відповідний закон. Але регіони (на відміну від центру) досить повільно рухаються в цьому напрямку.
Говорячи про ЕДО, не можна не згадати ще про поняття кваліфікованого електронного підпису (КЕП) замість ЕЦП.
Нововведення
ЕЦП, видані раніше, продовжать діяти до завершення терміну своєї дії, але не довше, ніж протягом двох років з моменту вступу в силу даного закону. Отримати КЕП за дорученням більше не можна, необхідна особиста присутність підписанта. КЕП має таку ж юридичну силу, як і власноручний підпис, а також презумпцію відповідності власноручного підпису. Законом введено поняття «електронна печатка».
Незважаючи на те, що Україна зробила крок назустріч європейським стандартам, комерційні компанії поки не можуть обмінюватися електронною звітністю із західними контрагентами. Останніх, до речі, дивує перелік документів, необхідний для перевіряючих органів. Пояснити партнеру необхідність акту або видаткової накладної буває складно. Але для того, щоб налагодити цей процес всередині країни (і окремо взятої компанії), є всі передумови.
UST group – справка о несудимости
Основна проблема і її причина
Проте, в більшості організацій йдуть дні, а то й тижні на збір підписів і резолюцій, узгодження договорів і відряджень, пошук службових записок. Відпустка / лікарняний відповідальної особи затягує процес ще більше.
При роботі з зовнішніми контрагентами левова частка часу витрачається на відправку документів. А при збільшенні кількості контрагентів з’являється значна стаття витрат на канцелярію. Листи дублюються, губляться, приходять не на ту адресу. Процес пошуку потрібного документа займає більше часу, ніж його обробка.
Причина всього цього – звичка. Вище описана застаріла схема роботи, до якої звикли більшість працівників бухгалтерії. І саме вони мають найбільший опір при переході на зовнішній ЕДО. Податкові декларації вже подаються в електронному вигляді, але і тут залишилася можливість подати їх особисто або рекомендованим листом. На жаль, багато компаній, особливо далекі від IT, так і роблять.
Рішення
Для роботи з ЕДО потрібно тільки ЕЦП (якщо він вже виданий) або КЕП. Ринок України не перший рік пропонує кілька рішень для ЕДО, включаючи Megapolis.DocNet (для внутрішнього документообігу) і Deals (для зовнішнього документообігу). Це продукти вітчизняних розробників – компаній InBase і Intecracy Deals, які входять до консорціуму Intecracy Group.
Megapolis.DocNet – це серверне рішення для внутрішнього документообігу. Доступ надається через веб-інтерфейс. Апаратні та програмні вимоги мінімальні. Функціонал системи дозволяє погоджувати документи і ставити завдання на кількох посадових рівнях. DocNet працює з десятками типів документів і дозволяє імпортувати / експортувати безліч форматів файлів. Мобільний додаток для iOS і Android, а також offline-режим постійно тримають користувача в курсі подій.
У свою чергу, Deals призначений для роботи з зовнішніми контрагентами. Це онлайн-система, доступ до якої надається також через веб-інтерфейс. Deals дозволяє узгодити і підписувати документи протягом декількох хвилин, зменшуючи грошові та часові витрати в рази. Крім того, в ній реалізована можливість працювати з Mobile ID – технологією, за допомогою якої здійснюється електронна ідентифікація особи за рахунок КЕП, яка зберігається на sim-карті абонентів мобільних операторів.
Всі документи, підписані в DocNet і Deals за допомогою ЕЦП або КЕП, мають таку ж юридичну силу, як і підписані вручну.
